Laufende Kosten in der Arztpraxis: 5 Maßnahmen, um Personalkosten und weitere Ausgaben zu senken

Es kann sich langsam ankündigen oder auch wie ein Schock auf Ärzte hereinbrechen: Das Praxiskonto ist im Minus. Besonders schlimm wird es dann, wenn man gar nicht mehr genau sagen kann, wo das ganze Geld eigentlich versickert.

Die Angst vor zu hohen laufenden Kosten kann Ärzte davon abhalten, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen. Andere sind bereits niedergelassen und fragen sich, warum die Praxis trotz guter Auslastung finanziell nicht so profitabel ist. Besonders die hohen Personalkosten in der Arztpraxis stehen dabei schnell im Fokus.

In diesem Blog-Beitrag schauen wir uns die finanziellen Belastungen einer Arztpraxis systematisch an. Dabei ist es mir wichtig, Ihnen einen echten Überblick zu ermöglichen. Und ich werde Ihnen auch ganz konkrete Maßnahmen nennen, wie Sie die laufenden Kosten in Ihrer Arztpraxis deutlich senken können.

Warum laufende Kosten in der Arztpraxis vielen Ärzten Sorgen bereiten

Vor der Niederlassung mit einer Arztpraxis schwirren unzählige Gedanken und Sorgen um Mediziner herum. Insbesondere die Frage nach den finanziellen Belastungen wirkt oft wie eine unsichtbare Wand. Das gesamte Gründungsvorhaben wird dadurch infrage gestellt.

Auch im laufenden Praxisbetrieb bleibt bei vielen das nagende Gefühl, dass irgendwo zu viel Geld verloren geht. Diese Sorgen unterscheiden sich je nach ärztlicher Situation. KV-Ärzte fürchten (berechtigterweise), dass die laufenden Kosten der Arztpraxis schneller steigen als die budgetierten Einnahmen. Besonders das Personal wird dabei als kritischer Faktor wahrgenommen, weil Gehälter kontinuierlich gezahlt werden – unabhängig von Quartalsabrechnungen oder Auslastungsschwankungen. Privatärzte hingegen sorgen sich oft um die Planbarkeit ihrer Umsätze und fragen sich, ob diese dauerhaft ausreichen, um Fixkosten zu tragen.

Hinzu kommt ein strukturelles Problem, das ich in der Beratungspraxis von Ärzteglück immer wieder sehe: Kosten werden häufig isoliert betrachtet. Die Miete ärgert einen; die IT ist teuer; das Personal kostet ohnehin viel; und die Versicherungen laufen parallel. Was fehlt, ist die Gesamtsicht. Solange Ärzte ihre laufenden Kosten nicht im Zusammenhang mit dem Umsatz und den Prozessen sehen, wirken einzelne Posten bedrohlicher, als sie tatsächlich sind. Andere wiederum werden einfach als gegeben hingenommen oder gehen sogar unter.

Doch dort, wo Transparenz entsteht, sinkt die Angst spürbar. Praxisinhaber, welche die laufenden Kosten in ihrer Arztpraxis strukturiert erfassen und einordnen, gewinnen Handlungsspielraum zurück. Genau deshalb ist es so wichtig, diese Sorgen ernst zu nehmen, aber nicht bei ihnen stehenzubleiben. Im ersten Schritt geht es mir daher darum, die verschiedenen Kostenarten zu bestimmen.

Einmalige und laufenden Kostenarten in der Arztpraxis

Spätestens wenn die eigene Arztpraxis Realität wird, merkt man schnell, dass die laufenden Kosten weit mehr als ein abstrakter Begriff aus dem Businessplan sind. Zunächst lässt sich zwischen laufenden Kosten und einmaligen Investitionen unterscheiden. Einmalige Investitionen sind etwa die Kosten für die Praxisübernahme oder größere Geräteanschaffungen. Doch um diese Posten soll es in diesem Artikel nicht gehen. Meist werden sie von Banken fremdfinanziert.

Laufende Kosten entstehen in einer Arztpraxis regelmäßig und dauerhaft – unabhängig davon, wie gut ein Quartal läuft. Dazu zählen unter anderem:

• Mietzahlungen
• Personalkosten
• Energiekosten
• IT-Ausgaben
• Versicherungsprämien
• Aufwendungen für Verbrauchsmaterialien

Ein vollständiger Überblick über alle relevanten laufenden Kostenarten ist die Grundlage für jede wirtschaftliche Betrachtung einer Arztpraxis. Erst wenn klar ist, welche Posten in welcher Größenordnung regelmäßig anfallen, lässt sich beurteilen, wie tragfähig das Unternehmen ist. Genau diesen Überblick schaffen wir im nächsten Schritt, indem wir die laufenden Kosten konkret beziffern und in einer strukturierten Übersicht zusammenführen.

Laufende Kosten einer durchschnittlichen Arztpraxis

Als Grundlage meiner Kalkulation dient mir eine hausärztliche KV-Einzelpraxis in einem Gebiet, welches über keine freien Kassensitze verfügt. Der Praxisinhaber jedenfalls besitzt eine volle KV-Zulassung. Seine Niederlassung ist für heutige Verhältnisse gewohnt stark frequentiert. Die Werte stellen realistische Durchschnittswerte pro Monat dar, wie sie in meiner Beratungspraxis regelmäßig anzutreffen sind. Je nach Region, Praxisgröße und Organisation können Abweichungen nach oben oder unten auftreten. Die grundsätzliche Struktur bleibt jedoch vergleichbar.

Kostenbereich	Monatliche Kosten (in Euro)1
Personal inklusive Lohnnebenkosten2	11.500
Miete Praxisräume inklusive Nebenkosten	2.200
Strom	350
Heizung	250
Wasser	120
Reinigung	1.200
Abfallentsorgung	150
Wartung und Instandhaltung	200
Summe Energie und Infrastruktur	2.270
Praxissoftware	350
TI-Anbindung	200
IT-Wartung und Support	250
Datensicherung	80
Summe IT und Technik	880
Medizinische Verbrauchsmaterialien	900
Kleinanschaffungen	300
Summe medizinischer Sachbedarf	1.200
Berufshaftpflichtversicherung	120
Inventar- und Inhaltsversicherung	80
Praxisausfallversicherung	100
Berufsgenossenschaft	120
Kammerbeiträge	60
Summe Versicherungen und Abgaben	480
Fahrzeug-Leasing	600
Gerätekredite	400
Summe Finanzierung	1.000
Pflichtfortbildungen	250
Qualitätsmanagement	120
Datenschutz und Hygiene	180
Summe Regularien	550
Website und Pflege	120
Patientenkommunikation	80
Lokale Sichtbarkeit	100
Summe Marketing	300
Steuerberatung und Buchhaltung	450
Sonstige laufende Betriebskosten	300
Summe der laufenden Kosten pro Monat	21.130
Summe der laufenden Kosten pro Jahr	253.560

Mehr als 20.000 Euro pro Monat sind eine beachtliche Summe. So stellen die Personalkosten traditionell den mit Abstand größten Kostenfaktor einer Arztpraxis dar. Zugleich weisen Erhebungen darauf hin, dass die Aufwendungen einer kassenärztlichen Praxis tendenziell sogar stärker ansteigen als die Einnahmen. Insofern können wir festhalten, dass die Zukunftsaussichten alles andere als rosig sind. Und dies hat Folgen: Dem Zentralinstitut der kassenärztlichen Versorgung (Zi) zufolge überlegen rund 60 Prozent der KV-Praxisinhaber, ihre Niederlassung schon vor dem Renteneintritt aufzugeben. Und wenn sie es doch nicht tun, so kann man sich ausmalen, wie wenig motivierend und erfüllend der Arbeitsalltag wohl aussieht. Viele der Betroffenen lernen wir dann in unserem Coaching für Ärzte kennen, um gemeinsam neue Perspektiven herauszuarbeiten.

Ausgaben senken durch Zusammenarbeit

Spätestens wenn man die eigenen Zahlen kennt, taucht eine Frage fast automatisch auf: Muss ich das alles alleine stemmen? Geht es vereint nicht deutlich entspannter? Genau an diesem Punkt kommen Gemeinschaftsmodelle ins Spiel. Berufsausübungsgemeinschaften (BAG) bieten neben fachlichen Synergien auch strukturelle Kostenvorteile, die sich Monat für Monat bemerkbar machen.

Der größte Hebel liegt in den geteilten Fixkosten. Räume werden gemeinsam genutzt, wodurch sich Miete und Nebenkosten pro Arzt deutlich reduzieren. Personal lässt sich effizienter einsetzen, weil Aufgaben verteilt und Ausfallzeiten besser abgefedert werden können. Auch Praxissoftware, Wartungsverträge oder Geräte fallen pro Kassensitz günstiger aus, wenn sie gemeinsam finanziert werden. Hinzu kommen Verwaltungsaufgaben, die sich bündeln lassen und damit Zeit sowie externe Kosten sparen.

Um das greifbar zu machen, lohnt sich eine vergleichende Rechnung. Die folgende Übersicht zeigt typische laufende Arztpraxis-Kosten einer hausärztlichen BAG in Relation zu der oben dargestellten Einzelpraxis. Die Beträge der BAG sind dabei auf einen Kassensitz heruntergerechnet.

Kostenbereich	Einzelpraxis	BAG
Personal inklusive Lohnnebenkosten	11.500	9.000
Miete Praxisräume inklusive Nebenkosten	2.200	1.400
Energie und Infrastruktur	2.270	1.000
IT und Technik	880	600
Medizinischer Sachbedarf	1.200	1.000
Versicherungen und Abgaben	480	360
Finanzierung	1.000	740
Regularien	550	420
Marketing	300	200
Steuerberatung und Buchhaltung	450	450
Sonstige laufende Betriebskosten	300	250
Summe der laufenden Kosten pro Monat	21.130	15.420

Einen Effekt, den man als Konsument in Form der sogenannten “Singles Tax” kennt, erkennt man auch bei den laufenden Kosten einer Arztpraxis deutlich: Einzelpraxen zahlen wesentlich mehr als ihre selbstständigen Kollegen in BAG. Besonders stark ist die prozentuale Ersparnis je BAG-Arzt bei Anmietung und Betrieb der Räumlichkeiten. Je mehr Ärzte beteiligt sich, desto wirtschaftlich lohnenswerter wird die BAG. Gleichzeitig entstehen zusätzliche Vorteile, die sich nicht direkt in Euro messen lassen – etwa bessere Vertretungsmöglichkeiten oder flexiblere Arbeitszeiten.

Personalkosten belasten Arztpraxen

Es ist ein alter Hut: Niedergelassene Ärzte suchen seit Jahren händeringend nach Praxismitarbeitern. Auch ich werde jeden Monat gefragt, ob Ärzteglück mittlerweile auch MFA vermittelt. Bisher verneine ich das immer.

Zynisch: Hat man das unverzichtbare Personal endlich angestellt, dann leidet der Kontostand. Es ist ein Dilemma. Denn ohne Angestellte funktioniert es auch nicht. Also stellen Personalkosten den mit weitem Abstand größten Kostenfaktor in einer kassenärztlichen Praxis dar. Im Falle der Einzelpraxis sprechen wir hier immerhin über mehr als 50 (!) Prozent der laufenden Ausgaben. Das Zi ermittelt übrigens fachübergreifend 56 Prozent.

Ja, die Personalkosten für MFA in einer Arztpraxis sind enorm hoch. Doch bei alledem fallen mir immer wieder gewisse organisatorische Missstände auf. Ein klassischer Fehler ist ein überdimensionierter oder falsch eingesetzter Personalschlüssel. Dabei geht es weniger um die Anzahl der Mitarbeiter als vielmehr deren Einsatz. Beispielsweise erledigt manche hoch qualifizierte MFA Aufgaben, die delegierbar oder automatisierbar wären – zum Beispiel den Telefon-Dienst –, während der Arzt nicht-ärztliche Tätigkeiten übernimmt. Diese Fehlverteilung kostet Geld, Zeit und Nerven. Gleichzeitig entsteht der Eindruck, man brauche immer mehr Personal, obwohl das vorhandene Team ineffizient eingesetzt ist.

Hinzu kommen Aufgaben, die teuer intern erledigt werden, obwohl externe oder delegierte Lösungen wirtschaftlicher wären. Abrechnung, Dateschutz oder Qualitätsmanagement werden häufig „nebenbei“ von Mitarbeitern übernommen, die dafür weder ausgebildet noch effizient eingesetzt sind. Das bindet Arbeitszeit, erzeugt Fehler und führt langfristig zu Frust im Team. Dabei ließen sich viele dieser Aufgaben klar strukturieren oder gezielt auslagern. Oder wie ich immer sage: “Delegieren Sie möglichst viele Tätigkeit an Ihr Personal. Und delegieren Sie möglichst viele Tätigkeiten Ihres Personals an externe Dienstleister.”

Eine zusätzliche finanzielle Belastung entsteht durch historisch gewachsene Strukturen, die nie hinterfragt werden. Prozesse laufen „schon immer so“; Zuständigkeiten werden nicht hinterfragt; und Dienstpläne werden aus schierer Gewohnheit erstellt. Solange die Praxis wirtschaftlich überlebt, fehlt oft der Impuls zur Veränderung. Und unter zunehmendem Druck kann dieser erst gar nicht keimen.

Fünf Maßnahmen, um laufende Kosten in der Arztpraxis zu senken

Wer jetzt denkt, ich wollte ein düsteres Bild zeichnen, der kennt Ärzteglück noch nicht. Wir wollen, dass Sie Ihre Niederlassung beruflich glücklich macht. Und dazu gehört auch, die laufenden Kosten in der Arztpraxis zu senken. Meinen Erfahrungen aus vielen Unternehmen- und Praxissberatungen für niedergelassene Ärzte zufolge eignen sich dafür zuvorderst fünf konkrete Anpassungen.

1. Die richtigen Mitarbeiter einstellen
Der größte Hebel liegt fast immer darin, die Personalkosten in der Arztpraxis gezielt zu optimieren. Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, Stellen abzubauen oder Gehälter zu drücken. Praxis-Mitarbeiter sind unverzichtbar und schwer genug zu finden. Fragen Sie sich eher, ob Sie Aufgaben sinnvoll verteilt haben. Ärztliche Tätigkeiten sollten ärztlich bleiben. Alles andere darf man dagegen getrost delegieren. Die Anstellung von Versorgungsassistenten (https://www.hausarzt-rlp.de/index.php/fortbildungen/ausbildung-zur-verah) oder speziell geschulten MFA kann die Produktivität deutlich steigern und gleichzeitig die Arbeitsbelastung des Arztes reduzieren.

2. Prozessoptimierung
Eng mit der ersten Maßnahme verbunden ist die Überprüfung von Prozessen und der Aufgabenverteilung. Hinterfragen Sie, welche Person zu welchem Zeitpunkt welche Tätigkeit ausführt. Beispielsweise tritt erfahrungsgemäß in den meisten Fällen schnell zutage, dass Terminvereinbarungen wesentlich besser online als telefonisch erfolgen. Oder, dass unklare Regelungen zu vielen doppelten Rückfragen führen. Dank Erkenntnissen wie diesen lassen sich Personalaufwendungen weiter zu reduzieren. Und wer sich zum Beispiel an einer Praxisgemeinschaft beteiligt, der ist praktisch gezwungen, sich mit Prozessoptimierung zu befassen. Die Folge wäre ansonsten ein organisatorisches Chaos.

3. Räumlichkeiten wechseln oder untervermieten
Die laufenden Ausgaben für Miete und Energie stellen nach den Personalkosten den größten Posten in einer Arztpraxis dar. Zu große Flächen, ineffiziente Raumaufteilung oder ungünstige Mietverträge belasten die Praxis dauerhaft. Manchmal ist ein Umzug sinnvoll; in anderen Fällen genügt es vielleicht schon, wenn man die ungenutzten Räumlichkeiten einem Kollegen zur Verfügung stellt. So lassen sich – vergleichbar mit der BAG – die laufenden Kosten der Arztpraxis auf mehrere Schultern verteilen.

4. Verträge mit Dienstleistern prüfen
Ein weiterer oft unterschätzter Bereich sind IT- und Dienstleisterkosten. Praxissoftware, Wartungsverträge oder externe Dienstleistungen laufen häufig jahrelang unverändert weiter. Kaum jemand prüft regelmäßig, ob Leistungen noch benötigt werden oder marktgerecht bepreist sind. Es muss auch nicht in jedem Fall eine überdimensionierte, als “Praxissoftware” betitelte Anwendung sein. Häufig zahlt man dadurch einen Preisaufschlag, der sich leicht verhindern ließe.

5. Einkaufsstrategie anwenden
Der fünfte Hebel liegt im strategischen Umgang mit Einkauf und Sachkosten. Medizinischer Verbrauch wird in vielen Praxen nebenbei organisiert – ohne klare Einkaufsstrategie. Rahmenverträge, Sammelbestellungen oder ein bewusster Produktvergleich senken jedoch die Kosten dauerhaft. Gleichzeitig sorgt eine bessere Planung dafür, dass Material nicht unnötig gebunden oder entsorgt wird.

Laufende Kosten in einer Privatarztpraxis

Zu guter Letzt möchte ich Ihre Aufmerksamkeit noch auf die Privatpraxis lenken. Wir begleiten jedes Jahr unzählige Mediziner, die eine Privatpraxis eröffnen möchten. Dabei stellen viele Klienten verblüfft fest, wie überschaubar die finanziellen Aufwendungen als Privatarzt mit einer kleinen Praxis ausfallen. Womöglich ist das auch eine Alternative für Sie, an die Sie noch gar nicht gedacht haben. Aus diesem Grund folgt jetzt noch einmal eine tabellarische Übersicht zu den laufenden Kosten mit einer Privatpraxis.

Kostenbereich	Monatliche Kosten (in Euro)1
Personal inklusive Lohnnebenkosten	0
Miete Praxisräume inklusive Nebenkosten	1.500
Strom	240
Heizung	170
Wasser	80
Reinigung	800
Abfallentsorgung	100
Wartung und Instandhaltung	140
Summe Energie und Infrastruktur	1.530
Praxissoftware	350
TI-Anbindung	0
IT-Wartung und Support	250
Datensicherung	80
Summe IT und Technik	680
Medizinische Verbrauchsmaterialien	610
Kleinanschaffungen	200
Summe medizinischer Sachbedarf	810
Berufshaftpflichtversicherung	120
Inventar- und Inhaltsversicherung	80
Praxisausfallversicherung	100
Berufsgenossenschaft	0
Kammerbeiträge	60
Summe Versicherungen und Abgaben	360
Fahrzeug-Leasing	0
Gerätekredite	400
Summe Finanzierung	400
Pflichtfortbildungen	250
Qualitätsmanagement	120
Datenschutz und Hygiene	180
Summe Regularien	550
Website und Pflege	120
Patientenkommunikation	80
Lokale Sichtbarkeit	100
Summe Marketing	300
Steuerberatung und Buchhaltung	450
Sonstige laufende Betriebskosten	300
Summe der laufenden Kosten pro Monat	6.880
Summe der laufenden Kosten pro Jahr	82.560

Aufgrund ihrer Spezialisierung, der individuellen Honorarvereinbarungen und einer fehlenden Budgetierung erzeugen Privatärzte pro Patient wesentlich mehr Umsatz. Dies führt nicht nur dazu, dass der Reinertrag in der Privatarztpraxis höher als in Kassenpraxen ausfällt; vielmehr erzielt man diese Einnahmen in aller Regel auch mit deutlich weniger Patienten. In der Folge kommen viele Privatarztpraxen ganz ohne Mitarbeiter aus. Und dies spiegelt sich auch in den laufenden Kosten der Privatarztpraxis wider, welche nur etwa ein Drittel (!) der Ausgaben in der Kassenpraxis betragen.

Warum sich eine Niederlassung lohnt – und wie Ärzteglück Sie dabei unterstützt

Das waren jetzt wirklich viele Zahlen. Wenn man sie alle zusammenführt, entsteht ein deutlich klareres Bild als zu Beginn. Laufende Kosten in der Arztpraxis sind eine echte Belastung – insbesondere für kassenärztliche Einzelpraxen. Doch lassen Sie sich davon bitte nicht lähmen. Ich hoffe, dass ich aufzeigen konnte, dass Sie etwas gegen hohe Ausgaben unternehmen können – etwa durch betriebsinterne Optimierungen, den Zusammenschluss mit Kollegen oder die Gründung einer Privatpraxis.

Falls Sie aktuell überlegen, sich als Arzt selbstständig zu machen, so kann Ihnen dieser Beitrag als Entscheidungshilfe dienen. Die KV-Praxis ist sicherlich ein Selbstläufer, was die Einnahmenseite angeht; allerdings nehmen Sie damit auch erhebliche Belastungen auf sich, gegen die man – wie oben beschrieben – anzukämpfen hat.

Ich jedenfalls bin ein Fan von privatärztlichen Praxen. Die gründe ich am liebsten – auch gerne ergänzend zu einer Kassenpraxis. Warum das so ist – und aus welchen Gründen sich eine Privatpraxis sicherlich auch in Ihrer Region lohnt – verrate ich Ihnen gerne persönlich. In unserer Gründungs-, Praxis- und Unternehmensberatung unterstützen wir Ärzte nicht nur bei ihrem Geschäftsmodell, der Zielgruppendefinition oder der Patientengewinnung. Wir wünschen uns, dass die Praxis auch in den nächsten Jahren erfolgreich läuft und Sie als Inhaber vor allem beruflich glücklich macht. Denn wir wollen, dass Sie Ihren Arztberuf lieben.

Zusammenfassung: 5 Maßnahmen, um Personalkosten und weitere laufende Kosten in der Arztpraxis zu senken:

1. Die richtigen Mitarbeiter einstellen
2. Prozessoptimierung
3. Räumlichkeiten wechseln oder untervermieten
4. Verträge mit Dienstleistern prüfen
5. Einkaufsstrategie anwenden

FAQ – häufigste Fragen und Antworten